Externalisation, mode d’emploi

Paru sur la Dépêche entreprises le 9 octobre 2008

Michaël Malka et Nathalie Marco-Boscary, Avocats au Barreau de Toulouse, se penchent pour la Dépêche Entreprises sur l’externalisation, un sujet sur lequel ils reviendront lors d’une conférence intitulée « externalisation, comment maîtriser les risques juridiques ? »,

Organisée par le Club Services aux Entreprises, dans le cadre du salon SIANE 2008, le mercredi 15 octobre dans la matinée.

En préambule pourriez-vous nous expliquer ce qu’est « l’externalisation » ?

Michaël Malka : L’externalisation (ou « outsourcing ») est l’opération qui consiste, pour une entreprise, à confier à un tiers, pendant une durée pluriannuelle, la gestion d’une ou plusieurs activités qui sont nécessaires à son fonctionnement. D’un point de vue juridique, elle se distingue d’autres notions telles que la sous-traitance qui suppose un contrat principal entre un maître d’ouvrage et un entrepreneur, dont une partie est sous-traitée à un autre prestataire.

Nathalie Marco-Boscary : L’externalisation de production est couramment utilisée dans l’industrie automobile ou micro-informatique. Néanmoins, ce phénomène connaît, à l’heure actuelle, un essor considérable dans le domaine des services. A titre d’exemple, les secteurs fréquemment externalisés sont la logistique, la paye, les centres d’appel, la gestion du parc bureautique, la gestion d’un site web…

Quels sont les avantages de l’externalisation ?

MM : L’objectif premier est de permettre à l’entreprise de se recentrer sur son cœur de métier, bien que certaines fonctions stratégiques puissent être concernées par cette opération. Du reste, l’externalisation peut permettre à l’entreprise d’optimiser l’efficacité et maîtriser les coûts d’exploitation de la fonction concernée. Par exemple, en matière de prestations informatiques, l’infogérance est un bon moyen de renforcer la sécurité du système d’information en s’appuyant sur les compétences d’un professionnel.

Quels sont à l’opposé les inconvénients de cette formule ?

MM : Le principal inconvénient de l’externalisation est qu’elle peut induire une perte de contrôle de l’entreprise sur certains pans vitaux de son activité. De même, si l’opération est mal préparée, des risques liés à la confidentialité ou à une perte de savoir ne sont pas à exclure.

NMB : Il faut également songer aux coûts cachés relatifs à la mise en place de l’opération et à sa gestion, qui peuvent parfois constituer un frein pour le client. Dans le même registre, il est important d’anticiper le coût des services annexes proposés par le prestataire ; en effet, si le contrat n’est pas bien cadré au départ entre l’entreprise cliente et le prestataire, les coûts peuvent être bien plus importants que ceux qui avaient été envisagés. Enfin, l’éventuel manque d’expérience du prestataire, son absence de capacité d’innovation mais aussi et, surtout, le risque social lié à une telle opération ne doivent pas être occultés.

MM : En clair, une externalisation mal préparée, mal contractualisée et mal pilotée peut vraiment devenir une mauvaise opération pour l’entreprise.

Comment justement une entreprise peut-elle bien se préparer à l’externalisation ?

MM : Dans un premier temps, il faut auditer la fonction que l’entreprise souhaite externaliser afin de s’assurer que cette opération est bien avantageuse. Ensuite, il convient de dresser un état des lieux complet des besoins de l’entreprise quant à la fonction concernée. L’entreprise désireuse d’externaliser un secteur d’activité doit être très claire sur les objectifs à atteindre et, consigner ceux-ci par écrit dans le contrat. Enfin, il convient de contractualiser l’opération de manière précise et complète en prévoyant notamment la réversibilité de l’opération et les clauses de sortie. Sur ce point, précisons qu’il n’existe pas de « contrat-type » d’externalisation et que chaque situation doit être appréhendée au cas par cas.

NMB : Par ailleurs, dans la mesure où le projet va concerner directement les salariés du service devant être externalisé, il conviendra, en amont, de gérer l’aspect social de l’opération en associant ces salariés au projet. En effet, l’externalisation est souvent vécue comme un « traumatisme » pour ces derniers, il est donc recommandé d’accorder une attention particulière au transfert de personnel, qui conditionne très largement la réussite de l’externalisation. Comme on peut le constater, une externalisation ne s’improvise pas ! Il s’agit la plupart du temps de projets complexes sur les plans technique, humain et juridique, devant être gérés avec soin.